پیش از معرفی محصول به خریدار خارجی چه چیزهایی آماده کنیم؟

یک شناسه، یک نسخه قابل پیگیری

نام تجاری، نام فنی و کد محصول را کنار هم قرار دهید. سازنده، نسخه مشخصات و تاریخ بازبینی باید قابل شناسایی باشند. اگر یک نام عمومی چند گرید یا نوع ساخت را پوشش می‌دهد، آن‌ها را در رکوردهای جدا ثبت کنید. عوض‌کردن فایل بدون حفظ نسخه می‌تواند باعث شود خریدار و فروشنده درباره دو محصول متفاوت مذاکره کنند.

مدارک، کاربردهای متفاوت دارند

در پرونده محصول، مشخصات فنی، اطلاعات ایمنی و نتیجه آزمون محموله را به‌جای هم استفاده نکنید. نام مدرک، صادرکننده، محصول مشمول و نسخه آن باید مشخص باشد. این پیشنهادِ سامان‌دهی پرونده است؛ معتبر بودن هر سند و کاربرد آن در مقصد باید مستقل بررسی شود. داشتن یک فایل با نام COA، اثبات انطباق همه محموله‌های آینده نیست.

تحویل تجاری را قابل سؤال کنید

مرجع ICC، قواعد اینکوترمز را برای روشن‌کردن وظایف، هزینه‌ها و ریسک‌های تحویل معرفی می‌کند. در پرونده عرضه، محل مشخص و قاعده موردنظر را بنویسید و موارد نامشخص را باز نگه دارید. این اطلاعات از قیمتِ بدون مبنای تحویل قابل استفاده‌تر است.[۱]

از اطلاعات عمومی به شواهد خصوصی بروید

کاتالوگ عمومی باید اطلاعات لازم برای شناخت محصول را نشان دهد. قرارداد مشتری، فرمول محرمانه یا اطلاعات مالی را در ویترین قرار ندهید. مدارک تکمیلی را بعد از روشن‌شدن نیاز، اختیار دسترسی و دلیل دریافت ارسال کنید. اجازه بررسی یک سند نیز به معنی اجازه انتشار عمومی آن نیست.

اشتباه‌های رایج

• فرستادن همه اسناد بدون کنترل دسترسی.
• استفاده از سند یک سازنده برای عرضه سازنده دیگر.

کاربرد برای تولیدکننده یا خریدار ایرانی

در صنایع پایین‌دستی، نقشه، جنس، ابعاد و کیفیت سطح را به پرونده اضافه کنید؛ قالب مواد اولیه برای همه محصولات ساخته‌شده کافی نیست.

منابع و حدود استفاده

1. ICC — Incoterms® rules

این راهنما اصالت سند یا قابلیت عرضه را تأیید نمی‌کند؛ بررسی فنی و تجاری هر محصول مستقل است.